Pracodawca powinien uregulować zasady korzystania z telefonów służbowych

Oddawanie przez pracodawców do dyspozycji pracowników telefonów służbowych (stacjonarnych i komórkowych) jest dość powszechną praktyką. Nie budzi ona żadnych wątpliwości, gdy telefon jest wykorzystywany jako narzędzie pracy wyłącznie w celach związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu służbowego również w celach prywatnych, a pracodawca pokrywa koszty takich rozmów.

W takim przypadku istnieje ryzyko przyjęcia przez organ podatkowy, że udostępnienie przez pracodawcę telefonu służbowego i korzystanie z niego przez pracownika w celach prywatnych stanowi przychód ze stosunku pracy w postaci nieodpłatnego świadczenia w naturze. Konsekwencją takiego uznania jest konieczność opodatkowania tego świadczenia.

Aby uniknąć wątpliwości odnośnie powstania ewentualnego przychodu po stronie pracownika oraz związanego z tym obowiązku naliczenia i zapłaty podatku, wskazane jest uregulowanie zasad korzystania z telefonów służbowych przez pracowników, zgodnie z którymi pracownicy są uprawnieni do korzystania z nich wyłącznie w celach służbowych.

Uregulowanie zasad korzystania z telefonów służbowych może nastąpić poprzez wprowadzenie odpowiedniego regulaminu lub w indywidualnej umowie zawartej z pracownikiem.

Oddawanie przez pracodawców do dyspozycji pracowników telefonów służbowych (stacjonarnych i komórkowych) jest dość powszechną praktyką. Nie budzi ona żadnych wątpliwości, gdy telefon jest wykorzystywany jako narzędzie pracy wyłącznie w celach związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu służbowego również w celach prywatnych, a pracodawca pokrywa koszty takich rozmów.

W takim przypadku istnieje ryzyko przyjęcia przez organ podatkowy, że udostępnienie przez pracodawcę telefonu służbowego i korzystanie z niego przez pracownika w celach prywatnych stanowi przychód ze stosunku pracy w postaci nieodpłatnego świadczenia w naturze. Konsekwencją takiego uznania jest konieczność opodatkowania tego świadczenia.

Aby uniknąć wątpliwości odnośnie powstania ewentualnego przychodu po stronie pracownika oraz związanego z tym obowiązku naliczenia i zapłaty podatku, wskazane jest uregulowanie zasad korzystania z telefonów służbowych przez pracowników, zgodnie z którymi pracownicy są uprawnieni do korzystania z nich wyłącznie w celach służbowych.

Uregulowanie zasad korzystania z telefonów służbowych może nastąpić poprzez wprowadzenie odpowiedniego regulaminu lub w indywidualnej umowie zawartej z pracownikiem.

Anna Rogowska
Radca prawny