Od 2019 czeka nas zmiana zasad wypłaty wynagrodzeń oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

W dniu 10 stycznia 2018 roku uchwalono ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W przeważającej większości wejdzie ona w życie dopiero z początkiem 2019 roku, ale zmiany są na tyle istotne, że warto się do nich przygotować z odpowiednim uprzedzeniem.

             Niniejszy wpis ma na celu wypunktowanie najważniejszych zmian, jakie wspomniana ustawa wprowadza w Kodeksie pracy. Przede wszystkim odwróceniu ma ulec generalna zasada wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika. Od 1 stycznia 2019 roku wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

             Ponadto od początku 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dalej jako „dokumentacja pracownicza”) w wybranej przez siebie postaci - papierowej lub elektronicznej. Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następować przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, np. skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową będzie następować przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Pracodawca będzie musiał poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. W przypadku nieodebrania poprzedniej formy dokumentacji przez pracownika, pracodawca będzie mógł zniszczyć te dokumenty.

             Zmianie ma również ulec termin przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co do zasady pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania może ulec przedłużeniu, jeżeli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Jeżeli pracodawca jest strona takiego postępowania - do czasu jego prawomocnego zakończenia, natomiast jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania (np. został o tym zawiadomiony przez pracownika) – o okres 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wydaje pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór. Do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

             Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 roku ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tych osób ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego do ZUS, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

             Podsumowując, nowelizacja wprowadzi dużo technicznych zmian wpływających na funkcjonowanie i obieg dokumentacji w zakładach pracy. Z tego powodu, warto się do oczekiwanych zmian zawczasu przygotować.

Paula Nowak