Obowiązek oznaczania pism przedsiębiorców

Przypominamy, że zgodnie z przepisem art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązane są umieszczać w pismach i zamówieniach handlowych składanych w formie papierowej i elektronicznej, a także na swoich stronach internetowych następujące dane:

• firmę spółki, jej siedzibę i adres;

• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

• numer identyfikacji podatkowej (NIP);

• wysokość kapitału zakładowego.

Należy zauważyć, że ww. obowiązek dotyczy wszystkich pism i zamówień składanych przez spółkę, niezależnie od tego, kto jest odbiorcą. Co więcej obowiązek informacyjny obejmuje wszelkie pisma składane w formie elektronicznej, co powoduje konieczność zawierania ww. danych również w korespondencji mailowej.

Niezależnie od powyższego, zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sadowym, wszyscy przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sadowego zobowiązani są do umieszczania w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:

• firmę lub nazwę;

• oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;

• siedzibę i adres;

• NIP;

• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ustawa o KRS zastrzega jednak, że obowiązek umieszczania ww. danych nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Wyłączenia takiego nie zawiera jednak wspomniany na wstępie przepis kodeksu spółek handlowych. 

Użycie przez ustawodawcę w kodeksie spółek handlowych zwrotu „pisma i korespondencja” budzi jednak zastrzeżenia. Nakazuje bowiem stosowanie omawianego przepisów do wszelkich pism i zamówień, wykluczając tym samym zastosowanie jakichkolwiek wyjątków. To kolei oznacza, że również na kartkach świątecznych, podziękowaniach, listach gratulacyjnych, zaproszeniach i innych podobnych pisma, wyżej wskazane informacje winny się znaleźć. Pomimo wielu postulatów przedstawicieli doktryny i praktyków dotyczących braku ratio legis tak szeroko ujętego obowiązku informacyjnego, omawiane przepisy nie zostały zmienione. 

W praktyce zatem, członkowie zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością winni zadbać, aby ww. informacje zostały zawarte we wszelkich pismach niezależnie czy kierowane są jest w formie elektronicznej, czy papierowej oraz niezależnie od tego, kto jest ich odbiorcą.

Konsekwencją naruszenia powyższego obowiązku jest grzywna do 5 000,00 złotych nałożona przez sąd rejestrowy na osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu.

Anna Rogowska
Radca prawny