Monitoring w pracy

W związku z wprowadzeniem do kodeksu pracy przepisów dotyczących monitoringu, pracodawcy powinni dokonać analizy obowiązujących u nich zapisów regulaminów pracy pod kątem ich zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Na mocy delegacji ustawowej cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu winien zostać ustalony właśnie w regulaminie pracy.

Obecnie, zgodnie z art. 22² § 1 kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w regulaminie pracy i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Istotne jest, że nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Wyżej wskazany okres przechowywania nagrań nie dotyczy przypadków, gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. Wówczas możliwe jest przechowywanie nagrań do czasu przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

W związku z  wprowadzeniem monitoringu na pracodawcę zostały nałożone nowe obowiązki.

Pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu pracodawca ma oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych,.

Ponadto, przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek przekazać mu na piśmie informacje, o celach, zakresie i sposobach monitoringu.

Powyższe obowiązki informacyjne dotyczą również monitoringu poczty elektronicznej, który pracodawca może wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Warto zaznaczyć, że monitoring poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Anna Rogowska
Radca prawny