Łączenie funkcji protokolanta i przewodniczącego zgromadzenia wspólników

Ważkim praktycznym problemem, zwłaszcza odnośnie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością ze stosunkowo mało rozdrobnionym układem właścicielskim, jest kwestia dopuszczalności łączenia w jednej osobie dwóch funkcji związanych z prowadzeniem zgromadzenia wspólników spółki: przewodniczącego i protokolanta.

Co do samego przebiegu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. ustawodawca ustala nad wyraz skąpą regulację, zamykającą się w art. 248 Kodeksu spółek handlowych (ksh). Brzmienie tego przepisu jedynie pośrednio, względem elementów protokołu zgromadzenia, sugeruje obecność na zgromadzeniu przewodniczącego i osoby sporządzającej protokół, a zatem podmiotów, których podpisy powinny zostać uwidocznione na podjętych uchwałach. Odpowiednie stosowanie, jak przyjmuje się w doktrynie, znaleźć powinna tożsama regulacja dotycząca spółek akcyjnych zawarta w art. 409 ksh.

Skoro w art. 248 ksh wprowadza się jasny rozdział przewodniczącego i protokolanta, to literalna wykładania tego przepisu sugerowałaby działanie dwóch różnych osób, także z uwagi na konieczność złożenia przez te podmioty podpisów na treści podjętych uchwał, a zatem własnoręcznie naniesionych znaków graficznych umożliwiających identyfikację osób składających.

Takie stanowisko zdaje się jednak zbyt daleko idące, zaś argument w zakresie podpisów podniesiony na wyrost. Ustawodawca, jak wskazano na wstępie, tworzy pośrednio, przez nadanie konkretnych zadań, dwie funkcje na zgromadzeniu wspólników, nie wspominając o wymogu ich pełnienia przez dwie różne osoby. A zatem obowiązek złożenia podpisów na treści uchwał należy raczej rozpatrywać przez pryzmat pełnionych funkcji na zgromadzeniu, potwierdzający ich wykonanie, także przez jedną osobę. Zaś generalną kwestię ich ewentualnego łączenia rozpatrywać winno się pod kątem możliwości rzeczowego realizowania przypisanych do nich zadań przez jedną i tę samą osobę.

Mowa przykładowo o sytuacjach, w których ze względu na stosunkowo niewielką ilość wspólników ich zgodność na zgromadzeniu itd., nie ma podstaw, ażeby twierdzić, iż osoba łącząca obie funkcje nie mogłaby prawidłowo pełnić jednej bez uszczerbku dla zadań przypisanych względem drugiej, tj. prowadzić obrady i czuwać nad ich prawidłowym biegiem, a przy tym odnotowywać skrupulatnie ich przebieg, czy liczyć oddane głosy.

Odmienny wniosek może płynąć względem zgromadzeń wspólników spółki z o.o., w których układ właścicielski jest mocno rozproszony, niestabilny, a przy tym niezgodny, co wiąże się z potencjalną dużą frekwencją na zgromadzeniach wspólników spółki, jej gwałtownym przebiegiem, wymagającym od przewodniczącego, jak i protokolanta większej atencji, co zaś w razie łączenia tych funkcji, może rodzić wątpliwości do ich właściwego wykonywania. Co więcej, należy wskazać, że taka postawa może – jak się wydaje – stanowić podstawę do dochodzenia przez osoby uprawnione (wskazane w art. 250 ksh) stwierdzenia nieważności podjętych na tym zgromadzeniu wspólników uchwał, w oparciu o art. 252 ksh.

Konkludując, należy stwierdzić, iż w aktualnym stanie prawnym brakuje formalnych podstaw do odmowy pełnienia przez jedną osobę funkcji przewodniczącego i protokolanta na zgromadzeniu wspólników. Jednakże dopuszczalność takiej więzi osobowej powinna być każdorazowo oceniana pod kątem obiektywnej możliwości skutecznego i rzetelnego wykonywania zadań przypisanym dla obu tych funkcji.

Mateusz Kierok
Aplikant radcowski