Żądanie udokumentowania dochodu przy wypłacie świadczeń z ZFŚS

Ustalenie rzeczywistej wysokości dochodu osiąganego przez pracownika lub inną osobę uprawnioną do otrzymania środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej „ZFŚS”) - z punktu widzenia pracodawcy - jest bardzo istotne dla sprawiedliwego traktowania osób uprawnionych, należytego podziału środków funduszu, a przede wszystkim faktycznego wydatkowania środków w oparciu o kryterium socjalne.
W zdecydowanej większości przypadków wystarczające jest oświadczenie (deklaracja) osób uprawnionych poświadczające wysokość dochodu przypadającą na jednego członka rodziny we wspólnie prowadzonym gospodarstwie domowym, zawarte w treści wniosku o przyznanie świadczeń z ZFŚS lub załączane do tego pisma jako odrębny dokument.

Mogą jednak zaistnieć przypadki, w którym deklarowany przez pracownika lub osobę uprawnioną dochód budzi uzasadnione wątpliwości pracodawcy, jak choćby w świetle innych informacji posiadanych o pracowniku. W takiej sytuacji należy rozważyć możliwość wezwania pracownika do udowodnienia wysokości deklarowanego dochodu. Czy jednak pracodawca będzie zawsze uprawniony do stawiania tego rodzaju żądań?
Należy wskazać, iż zgodnie z jednolitym poglądem prezentowanym w doktrynie i orzecznictwie pracodawca, dla możliwości skutecznego skierowania ww. żądania, winien uprzednio uregulować tego rodzaju uprawnienie w treści regulaminu ZFŚS.

Na powyższe stanowisko zaprezentowano w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 roku (sygn. akt I PKN 267/01), gdzie podkreślono, że „(…) z tego zaś punktu widzenia (kryterium socjalnego – przyp. aut.) nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny”.

Właściwą podstawę prawną do uregulowania tego uprawnienia stanowi art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS przewidujący odpowiednio konieczność uzależnienia procesu przyznawania usług i świadczeń z Funduszu od kryterium socjalnego oraz uprawnienie pracodawców dla ustalenia zasad i warunków korzystania ze świadczeń z Funduszu w ramach regulaminu.
Wobec powyższego pracodawca, który nie przewidział w regulaminie ZFŚS odpowiedniego postanowienia w ww. przedmiocie, nie będzie mógł skutecznie żądać od pracownika dokumentów potwierdzających wysokość dochodu.

Przepisy nie precyzują w żaden sposób, na ile szczegółowy winien być zapis regulaminowy, który statuował będzie uprawnienie pracodawcy do żądania udowodnienia zadeklarowanego przez pracownika lub osobę uprawnioną dochodu. W tym przypadku należy kierować się zasadą, aby zapis regulaminowy nie był dla pracowników lub osób uprawnionych zbyt uciążliwy i w żądnej mierze nie prowadził do ich pokrzywdzenia lub naruszenia ich dóbr osobistych.

Mateusz Kierok
aplikant radcowski