Wymóg formy pisemnej a skan lub faks

Przepisy prawa nakładają w niektórych przypadkach obowiązek zachowania formy pisemnej dla oświadczeń woli lub czynności prawnych. W dobie nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych często powstaje problem, czy przesłanie kontrahentowi umowy faksem, w wersji elektronicznej lub jej podpisanego  skanu, spełnia powyższe wymagania.

Wyjaśniamy, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Z kolei do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Z własnoręcznym podpisem na mocy przepisów zrównany został kwalifikowany podpis elektroniczny.

Mając na względzie treść bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa należy uznać,  że podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem, nie spełnia wymogów własnoręcznego podpisu, co powoduje konieczność uznania, że forma pisemna nie została zachowana.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności prawne, dokonane bez wymaganej formy pisemnej, będą nieważne. Dotyczyć to będzie wyłącznie tych czynności, dla których przepisy przewidują rygor nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. Tak będzie na przykład w przypadku oświadczenia poręczyciela, umowy o przejęcie długu, umowy leasingu, umowy o roboty budowlane z generalnym wykonawcą, umowy o roboty budowlane z podwykonawcą, umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych, umowy licencyjnej, umowy o przeniesienia prawa z patentu na wynalazek, prawa ochronnego na wzór użytkowy albo prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, oświadczenia wspólnika składanego na podstawie art. 173 ksh, oświadczenia akcjonariusza składanego na podstawie art. 303 § 2 ksh, umowy o udzielanie świadczeń zdrowotnych, etc.

Anna Rogowska
Radca prawny