Raporty informacyjne w ubezpieczeniach społecznych

Uchwalona w dniu 10 stycznia 2018 roku ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza istotną nowość w dziedzinie ubezpieczeń społecznych – raporty informacyjne.

Począwszy od 1 stycznia 2019 roku na gruncie ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych („Ustawa”) możliwe będzie składanie przez płatników składek raportów informacyjnych dotyczących ubezpieczonych pracowników oraz zleceniobiorców po raz pierwszy zgłoszonych po 31 grudnia 1998 roku, a przed wejściem w życie nowelizacji.

Uzasadnieniem zmian jest fakt, że ZUS nie dysponuje danymi niezbędnymi do uzyskania świadczeń przez ubezpieczonych. Chodzi tutaj w szczególności o wypłacony przychód, ale też okresy wykonywania pracy przez nauczyciela, okresy pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, a także daty, tryb oraz podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy został rozwiązany. Informacje te zostaną zdeponowane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony ma mieć dostęp do danych zebranych na koncie oraz możliwość zwracania się z wnioskami o ich udostępnienie.

Głównym elementem raportu informacyjnego (nowy art. 4 pkt 6a) będą dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe od 1999 do 2018 roku. Pracodawca, dobrowolnie, będzie mógł złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, jednakże skutkować to będzie obowiązkiem złożenia raportu za wszystkich pracowników (zgłoszonych po 31 grudnia 1998 roku). Równolegle, o złożeniu raportu ZUS będzie informować ubezpieczonego w pisemnej informacji o stanie konta.

Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych skutkować będzie skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Co istotne, wraz z wyrejestrowaniem pracownika lub zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych, płatnik zobowiązany mu będzie przekazać kopię raportu informacyjnego wraz ze stosownymi pouczeniami. Ma to zapewnić pracownikowi wiedzę na temat zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz co do okresów pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze.

Wskazać należy, że regulacja pozwoli pracodawcom skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jednocześnie zaś – zwłaszcza w razie dużej liczby zatrudnionych – może spowodować konieczność zaangażowania istotnych środków w celu przygotowania raportu.

Mikołaj Kopczyński
Aplikant radcowski